自動的に目次をつける【WORD】

   

私、自分で言うのもなんですが、事務作業、特にOffice系アプリケーションを使った書類作成は、スピード、正確性、完成度の面で、まずまずの線だと思ってます。自営でコンサルやってた時は、それでメシを食ってたようなものですから。(ほんとは実務よりマネジメント能力鍛えろって話なんですけど。。)
WORD、EXCEL、POWERPOINTは結構使い込んでるつもりです。昔、「趣味はエクセルですか?」と言われたことがあるくらい・・・(うれしくないです)。
Office系アプリには使い切れないくらい色んな機能ついてますが、多くの方がそのポテンシャルの何分の一くらいしか使ってないように思います。
ということで、使うと効率よくなりそうなものをちょっとずつピックアップしてみたいと思います。(なお、使用アプリはOffice2003 for Winですので、古いバージョン等だと未対応の機能もあります。)
まずは、WORDで自動的に目次をつける方法。
これは長文の書類を作成するときなどには、かなり便利なので、使ってる方も多いかもしれません。個人的にはオススメ度☆☆☆☆☆です。


通常は目次にしたい箇所、例えば「第X章」とか「1.XX」とかの書式は統一すると思います。そこで、この書式設定をスタイルに登録します。
1.書式-スタイルと書式を選ぶと、右端にサイドバーが出てきます。
2.設定したい箇所をクリックして、サイドバーの「新しいスタイル」ボタンを押すとダイアログボックスが出てきます。
3.名前を適当に入力して、OKを押します。
4.サイドバー下の表示欄を「書式の一覧」にすると、今設定したスタイルも表示されているはずです。
5.同一の書式にしたい箇所を選択して、サイドバーの設定したスタイルをクリックしていくと、全て同じスタイルで統一されます。
6.次に、目次を作りたい箇所にカーソルを持って行き、挿入-参照-索引と目次を選び、目次タブをクリックします。
7.オプションを押すと、先ほど設定したスタイル名も表示されているはずです。
ここに目次レベルを入力します。
目次レベルは、目次の表示順位を表すもので、例えば、1の下に1-1があるとすると、1に「目次レベル1」、1-1に「目次レベル2」を設定すれば、1の下の1-1、1-2と順番に並びます。使っていないスタイルの目次レベルは空欄にしておきます。
8.これでOKを押すと、自動で目次が設定されます。
文章を変更した場合は、目次のところで右クリックしてフィールド更新-目次全てを更新を選ぶと、自動で変更されます。

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