経営企画系必見!ExcelとBloggerで作る簡易ダッシュボード

   

仕事で使ったTipsを共有しますね。

会社の経営指標(KPIとか売上とか営業利益とかいろいろ)って、結構いろいろな場所に散らばっていることって多くないですか?いくつかのシステムからそれぞれ数字を引っ張ってこないといけないとか、各々の部署で集計してたりとか。でも、マネジメント層には、そういうのを一元化して見たい(いつでも、すぐに、どこででも!)というニーズが必ずあります。そういうのに応えるのも、経営企画系部門のお仕事だったりします。でも、本気でこういう会計データと非会計データとが混在するものを一覧で表示してタイムリーに経営層が見られるようにする、って、まともなERPパッケージを導入して運用できるようにしないといけなくって、これには莫大な時間と手間とコストがかかります。

そこで、今回ご紹介するのは、MicrosoftのExcelとSkyDrive、GoogleのBloggerを組み合わせることで、簡易型のダッシュボード(経営数値等を一覧で見られるウェブページのことを言います)を作ってしまう、というものです。導入までが簡単、日々の運用もエクセルなので楽ちん、複雑な計算もエクセル関数でばっちり、権限設定でセキュリティも安心(まあウェブなので100%では無いでしょうが)、そして何よりコストが0円(作成者と運用者の人的コストはありますけど)と良いことずくめです。

早速、手順を説明します。

まず、エクセルを使って見せたいワークシートを完成させます。ブック内の別シートに日々のデータを入力していく形にして、表示ページには計算式で合計や比率などを表示させます。ここでは仮に「Sample」というシートを作りました。
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こんな感じです。


次にそのエクセルのブックスを保存します。「ファイル」「保存と送信」から「Webに保存」をクリックすると、SkyDriveに登録していればSkyDriveのフォルダが表示されます。その中に専用のフォルダ「例えばdashboard01」とかを作って、そこに名前をつけて保存します。今回はファイル名「sample.xlsx」としました。
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ちなみに、SkyDriveへの登録はMicrosoftのWindows Liveアカウントが必要です。詳しくは、下記で。
簡単操作ガイド 無料IDを登録しよう! - Windows Live on MSN

保存が出来たらエクセルを閉じて、ブラウザーから「SkyDrive」にアクセスし、先ほど保存したファイル(samle.xlsx)があることを確認します。
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そのファイルの左にあるチェックボックスにチェックを入れます。すると、右側にメニューがつらつらと表示されます。
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ここで共有編集者として誰かを設定することが可能です。複数名で共同で入力するなんてこともできます。

続いて、右メニューの中の「埋め込み」をクリックします。「このファイルを埋め込むHTMLコードを生成します」と書いてあるところの「生成」をクリック。
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プレビューが表示され、コードが生成されて選択できるようになります。
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コードをコピーして、メモ帳とかに保存しておいてください。タブブラウザーなら、そのまま表示させて新規タブを開いて続けてもかまいません。

ブラウザーからBloggerにアクセスします。Googleアカウントを持っていると簡単にBlogger登録できますし、持っていなくてもすぐに登録できてすぐ使えます。私の場合は既にBloggerでいくつかブログを作っていたので、下記のような画面になりました。新しく作成する場合でも手順通り進めていけばここにたどり着けます。
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Bloggerの始め方は下記の動画をどうぞ。
初めてのBlogger: Bloggerの始め方。

「新しいブログを作成」とすると、下記のような画面が出てきます。
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タイトルに適当な名前(今回は「Sample Dashboard」にしました)と、お好きなドメインネーム(今回は「s-dashboard」にしました)を入力し、好みのテンプレート(目的が目的なので、シンプルなのが良いと思います)を選択して「ブログを作成」をクリックします。(後から変更可能ですので、悩まず作ってしまいましょう。)
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Bloggerダッシュボード内に先ほどのブログができました。
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ブログ名の右側にあるグレーの設定ボタンを押すと、プルダウンでメニューが開きます。
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まずは「テンプレート」を選んで見た目をそれっぽくしましょう。「カスタマイズ」をクリックします。
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背景の色とか文字の大きさとか、プレビューを見ながら、いろいろ変更できますので、適当に仕上げてください。そうそう、「テンプレート」の画面でモバイルも使うようにセットしておくとより便利になります。

次は、閲覧権限の設定をします。これをやっておかないと会社の大事な数字が世の中に公表されてしまいますので、絶対必須です。
「設定」の「基本」のところにあります。
まず、「リストにブログを追加しますか?」に「いいえ」を、「ブログの検索を検索エンジンに許可しますか?」にも「いいえ」を選択してください。
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その後、「ブログの閲覧者」欄で「この閲覧者のみ」を選びます。「読者を追加」をクリックして、閲覧できる人をメールアドレスで追加していきます。追加されたユーザーには招待メールが届きます。メール内のリンクをクリックして登録されると閲覧できるようになります(Googleアカウントが必要です)。
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ここまで設定が終わったら、投稿ボタンを押して、先ほど作ったエクセルの埋め込み用コードをコピーして、貼り付けます。
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コード内の「width」と「height」を適当な数字に変更します。ここでは、width=750、height=600にしました。

あとは、「公開」ボタンをクリックするだけです。
下記のような簡易型ダッシュボードが完成します。
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招待した人しか閲覧できないのでセキュリティ的にも(一応)安心です。
後はSkyDriveに置いたエクセルシートを日々(週でも月でも)更新していくだけで自動的に最新の情報がここに反映されます。
モバイルテンプレートを設定していればスマフォでも一応見られます(多少見た目が崩れますが)ので、まさに、いつでも、どこでも、すぐに最新情報にアクセスすることが可能になります。

サンプルとして、読者を一般公開に変更したものを下記に置いておきます。
Sample Dashboard

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